Doutor (a) saiba o perfil da secretária que vai aumentar sua performance no consultório

Por
Doutor (a) saiba o perfil da secretária que vai aumentar sua performance no consultório

Em tempos de velocidade da informação, cada vez mais pessoas em busca de soluções rápidas para seus problemas, na área da saúde não é diferente. Nossa expectativa no instante em que somos atendidos é a de que as atenções estejam voltadas para nós naquele momento em que estamos fragilizados, perguntado se o médico aceita tal convênio, se podemos pagar com o cartão de crédito, ou até mesmo, se é possível conseguir um copo de água. Todo esse “pré-atendimento” é feito por uma pessoa crucial no consultório. Obviamente estou falando da secretária. Atualmente, as secretárias exercem uma função que vem ganhando cada vez mais importância na vida do médico. Já não se limitam a administrar e conciliar o agendamento, hoje em dia elas coordenam a recepção, fornecedores, telefone, atendimento, convênios etc. Na base de tudo isso, vem o relacionamento. Uma secretária bem relacionada, motivada e preparada para exercer suas tarefas pode fazer toda a diferença no resultado do consultório. O paciente passa muito tempo do seu ciclo de serviço médico com as secretárias, portanto, ela é parte estratégica na formação da opinião desses pacientes sobre o serviço médico. Além de ser o primeiro contato com o paciente, que irá encorajá-lo ou não a agendar uma consulta com o médico, a secretária tem a responsabilidade de causar uma boa impressão sobre o consultório quando o paciente chega pela primeira vez para ser atendido. Ele já tem em mente uma ideia do consultório, imagem do médico, tudo isso deve ser confirmado no primeiro contato visual. Daí a importância de alguém tão estratégico e crucial para se alcançar o resultado financeiro. Portanto, vamos falar sobre algumas características que  a secretária precisa ter para que possa ser a gestora da central de relacionamento com o paciente, que é a recepção:

  • Empatia: uma pessoa que se coloca no lugar da outra, inevitavelmente, irá auxiliar como puder, até que a solução seja encontrada. Seja sobre um auxílio com uma informação mais complexa, seja com o empenho em fazer-se entender (pessoas chegam por vezes fragilizadas, confusas, na defensiva) ou seja, somente com o famoso copinho de água mesmo. A solução pode até não chegar nesse momento, porém, se o paciente percebe que a secretária está realmente preocupada, ele já se sente prestigiado.
  • Pró-Atividade: iniciativa é tudo, já diz o ditado que a menor ação é maior do que a maior intenção. Alguém que, quando constatado algo, toma uma atitude em relação a isso faz com que as coisas fluam melhor em consultório. Do fluxo de informações à assinatura da revista, é preciso que a secretária monitore e antecipe-se a tudo que aconteça.
  • Pontualidade: cumprir prazos, seja o horário do expediente, seja com o envio das guias de convênio para a operadora, isso demonstra a consideração pelo local de trabalho e o quão comprometida ela está com o consultório.
  • Falar e escrever bem: a secretária é o porta-voz do médico. Simples assim. Quando da interação com os pacientes é preciso comunicar-se de forma clara, focando na assimilação da informação pelo paciente de forma correta, consequentemente, é preciso um vocabulário abrangente. Além do que, a secretária interage muito com laboratórios, fornecedores, outros médicos, enfim, todos os players do mercado que fazem parte da rotina de um consultório e não fica nada bem para  a imagem do consultório um e-mail mal redigido.
  • Profissionalismo: mais do que todas as característica acima, é preciso que a secretária entenda o seu lugar na organização, seja um consultório pequeno ou uma clínica com diversos profissionais, ela deve entender que há clientes internos e externos, cada um com seu prazo, rotinas organizacionais, ter em mente de forma muito clara o que se espera dela e o que ela pode esperar do seu gestor. À medida que ela entender que não está ali simplesmente para controlar o agendamento e sim para relacionar-se com os pacientes, acolhê-los, cuidar das obrigações administrativas que o ambiente exija, facilitar o atendimento médico, ela passa a ser praticamente a tornar-se a profissional ideal.

 

Comentários 0

Entre em sua conta para comentar.
Se você ainda não é nosso assinante, clique aqui e acesse um mês grátis!

Fique bem informado!
Receba nosso conteúdo e novidades em seu e-mail.